VAD ÄR LEAN?

LEAN är en metodik och filosofi för verksamhetsutveckling som syftar till att maximera kundvärde samtidigt som man minimerar slöseri.

När Toyota började använda Fords ”löpande bandet princip” för biltillverkning, ville man även förbättra tillverkningsprocessen över tid. Metodiken kom att benämnas LEAN och filosofin bakom LEAN är att allt – alltid går att förbättra! För att förbättringsarbete skall ske är det integrerat i det DAGLIGA ARBETET och ingen man ”gör extra när man har tid”.   

Från tillverkningsindustrin, har lean-principerna sedan dess spridit sig till en mängd olika branscher och verksamhetsområden. Utvecklingen med LEAN började som lappsystem, och har sedermera kompletterats med en mängd digitala verktyg och metoder under IT evolutionen. Den ursprungliga LEAN metoden som Toyota utvecklade kallas idag LEAN PRODUCTION och är främst utvecklad för tillverkningsindustrin.   

Eftersom filosofin om ständiga förbättringar varit väldigt framgångsrik, har den spridit sig till fler branscher, och därmed också modifierats och kompletterats för att passa andra branschers behov.

 

 

LEAN PRODUCTION


1930-tal: De grundläggande idéerna till lean production började formuleras. Sakichi Toyoda, grundare av Toyota, och hans son Kiichiro Toyoda, var influerade av Henry Fords massproduktionssystem, men de insåg också dess begränsningar i att hantera efterfrågevariation och kostnader.

1937: Toyota Motor Corporation grundades av Kiichiro Toyoda. Han började experimentera med effektivare produktionsmetoder som kunde anpassas till marknadens behov.

1950-tal: Taiichi Ohno, en ingenjör och chef på Toyota, började utveckla vad som skulle bli känt som Toyota Production System (TPS). Han studerade noggrant amerikanska produktionssystem och utvecklade koncept som senare skulle bli grundläggande för lean production, såsom just-in-time (JIT) och jidoka (automatisk kvalitetskontroll).

1950-talet: Toyotas system började implementera principer som reducerar lager och optimerar produktionsflödet. Ohno fokuserade på att minimera slöseri och förbättra produktionsprocesserna genom kontinuerlig förbättring och att skapa ett smidigt flöde.

1960-tal: TPS fortsatte att utvecklas och förbättras. Koncept som kaizen (kontinuerlig förbättring) och kanban (visuell styrning) blev integrerade delar av systemet. Dessa metoder hjälpte Toyota att ytterligare förbättra effektiviteten och kvaliteten på sina produkter.

1970-tal: TPS blev internationellt uppmärksammat, särskilt i USA, där japanska biltillverkare började konkurrera framgångsrikt med amerikanska företag. Amerikanska företag och forskare började studera Toyotas metoder för att förstå deras framgång.

1990: Boken ”The Machine That Changed the World” av James P. Womack, Daniel T. Jones och Daniel Roos publicerades. Boken introducerade termen ”lean production” och förklarade hur Toyotas produktionssystem fungerade. Den beskrev lean production som ett system som maximerar kundvärde och minimerar slöseri genom hela värdeflödet.

1990-tal och Framåt: Lean-principerna började tillämpas brett utanför tillverkningsindustrin, inklusive inom tjänstesektorn, hälsovården och IT-industrin. Lean-filosofin har fortsatt att utvecklas och anpassas till olika branscher och organisatoriska miljöer.

 

 

LEAN OFFICE

Bakgrund och Tidiga Påverkningar

Ursprung i Lean Production

  • Lean Production: De grundläggande Lean-principerna, såsom eliminering av slöseri, skapande av värdeflöden och kontinuerlig förbättring, har sitt ursprung i Toyota Production System (TPS), som började utvecklas under 1950- och 1960-talen.

  • Spridning av Lean-principer: Efter att Lean Production blev allmänt känt genom boken ”The Machine That Changed the World” 1990, började företag i olika branscher att applicera dessa principer för att förbättra sina verksamheter.

 

Behov av Effektivisering i Kontorsmiljöer

Administrativa Utmaningar: Många organisationer insåg att ineffektivitet och slöseri inte bara var begränsat till tillverkningsprocesser utan även fanns i administrativa funktioner såsom bokföring, HR, och kundservice.

 

Högre Fokus på Produktivitet: Efterfrågan på att förbättra produktiviteten och effektiviteten i kontorsmiljöer ökade, särskilt med framväxten av digitalisering och global konkurrens.

 

Tidig Anpassning: Under 1990-talet började företag experimentera med att tillämpa Lean-principer på administrativa processer. Detta inkluderade att kartlägga arbetsflöden, identifiera slöseri och optimera processer.

 

Första Framgångar: Företag som Toyota och General Electric var pionjärer inom att överföra Lean-principer till kontorsmiljöer. De visade att det var möjligt att reducera kostnader, förbättra kvaliteten och öka hastigheten i administrativa processer.

 

Värdeflödesanalys för Kontor: En av de första anpassningarna var att skapa specifika metoder för att kartlägga och analysera värdeflöden inom administrativa processer. Detta hjälpte organisationer att identifiera och eliminera slöseri i dokumenthantering, kundservice och andra administrativa funktioner.

 

5S i Kontorsmiljöer: Metoden 5S, som ursprungligen utvecklades för att organisera och standardisera arbetsplatser inom tillverkning, anpassades för kontorsmiljöer för att förbättra organisationen av arbetsutrymmen och dokument.

 

Publicerade Fallstudier: Under slutet av 1990-talet och början av 2000-talet började fler företag dela med sig av sina erfarenheter med Lean-principer i kontorsmiljöer. Detta ledde till en ökad medvetenhet och intresse för Lean Office.

 

Metodologier och Verktyg: Boken ”Lean Thinking” av James P. Womack och Daniel T. Jones, publicerad 1996, och senare publikationer fokuserade på hur Lean-principer kan appliceras i icke-tillverkande miljöer, inklusive kontor.

 

Utbildningsinitiativ: Lean-konsultfirmor och utbildningsinstitut började utveckla specifika kurser och certifieringar för Lean Office. Detta bidrog till att sprida kunskap och praktiska verktyg för att implementera Lean-principer i kontorsmiljöer.

 

Verktyg och Programvara: Nya teknologier och verktyg, såsom digital värdeflödesanalys och Lean-specifika programvaror, utvecklades för att stödja implementeringen av Lean i kontorsmiljöer.

 

Digitalisering: Lean Office har anpassats för att inkludera digitala verktyg och processer, vilket har hjälpt organisationer att bättre hantera och optimera digitala arbetsflöden.

 

Automation och AI: Nyare teknologier såsom automatisering och artificiell intelligens har integrerats med Lean-principer för att ytterligare förbättra effektiviteten och minska slöseri i administrativa funktioner.

 

Lean Agile: Lean Office har blivit en del av bredare initiativ som Lean Agile, vilket kombinerar Lean-principer med agil metodik för att förbättra flexibilitet och snabbhet i kontors- och administrativa miljöer.

 

Fokus på Kundvärde: Organisationer fortsätter att utveckla och förfina Lean Office-principer för att maximera kundvärde genom att förbättra kvalitet och effektivitet i administrativa processer.

 

 

LEAN LEADERSHIP

Lean Leadership är en ledarskapsfilosofi som utvecklades för att stödja och driva implementeringen av Lean-principer inom organisationer. Den fokuserar på att skapa en kultur av kontinuerlig förbättring och medarbetarengagemang. Här är en översikt över hur Lean Leadership utvecklades:

Kulturell Transformation: Toyota insåg tidigt att framgång med Lean-principer kräver en kultur av kontinuerlig förbättring och medarbetarengagemang. Detta ledde till att utveckla ledarskapsmodeller som fokuserade på att stödja medarbetare och främja en sådan kultur.

 

 

Utveckling av Lean Leadership-verktyg

Visual Management: Verktyg som tavlor och dashboards för att visualisera mål och prestationer blev centrala. De hjälper ledare att kommunicera och följa upp mål och förbättringar på ett transparent sätt.

 

Kaizen Events: Kaizen (kontinuerlig förbättring) involverar hela team i problemlösning och förbättringsarbete. Ledare spelar en nyckelroll i att facilitera och stödja dessa events.

 

Hoshin Kanri: En metod för strategisk planering och genomförande som säkerställer att alla nivåer av organisationen arbetar mot gemensamma mål. Ledare använder detta verktyg för att förankra strategiska planer och förbättringar.

 

 

 

Spridning utanför Tillverkningsindustrin

 

Tjänstesektorn: Lean Leadership-principer började tillämpas i tjänstesektorer som hälsovård, bank och försäkring. Här betonades vikten av att leda genom exempel och att skapa en kultur av ständig förbättring.

 

IT och Tech: Inom IT-sektorn började Lean Leadership användas för att stödja agil utveckling och förbättring av programvaruutvecklingsprocesser.

 

 

Integration med Agila Metoder

 

Lean Agile Leadership: Lean Leadership integrerades med agila metoder för att skapa Lean Agile Leadership. Detta innebär att ledare inte bara stödjer kontinuerlig förbättring utan också främjar agilitet, snabb anpassning och flexibel respons på förändringar.

 

Utveckling av Kulturella Aspekter: Moderna tillämpningar av Lean Leadership har fokuserat mer på att bygga en stark företagskultur som stödjer innovation, medarbetarnas utveckling och engagemang. Detta innebär att skapa miljöer där medarbetare känner sig trygga att dela idéer och delta i förbättringsarbete.

 

Empowerment och Coaching: Ledare inom Lean-filosofin arbetar för att stärka sina medarbetare genom coaching och att ge dem ansvar för sina egna förbättringar och processer.

 

Digital Transformation: Lean Leadership har anpassats till den digitala tidsåldern genom att inkludera användning av digitala verktyg för att stödja visualisering, kommunikation och uppföljning av förbättringar.

 

Data-driven Decision Making: Moderna Lean-ledare använder data för att fatta beslut och driva förbättringsarbete. Detta innebär att man använder realtidsdata för att identifiera problem och möjligheter till förbättringar.

 

Global Expansion: Lean Leadership har anpassats till att fungera i olika kulturella och geografiska kontexter, vilket innebär att ledare måste vara medvetna om och anpassa sig till lokala förhållanden och kulturer.

 

Mångfald och Inkludering: Moderna Lean-ledare arbetar för att främja mångfald och inkludering, vilket innebär att skapa miljöer där alla medarbetare har lika möjligheter att delta i och bidra till förbättringsarbete.

 

AI och Automation: Lean Leadership står inför nya utmaningar och möjligheter med framväxten av artificiell intelligens och automation, vilket kräver att ledare kontinuerligt anpassar sina metoder för att dra nytta av ny teknologi och förbättra effektiviteten.

Fokus på Hållbarhet: Det finns ett växande fokus på att integrera hållbarhet i Lean Leadership, vilket innebär att ledare arbetar för att minska miljöpåverkan och skapa långsiktigt hållbara verksamheter.

 

 

LEAN SALES

Lean Sales är en metodik som applicerar Lean-principerna för att effektivisera och förbättra säljprocesser. Målet är att maximera kundvärde och eliminera slöseri genom hela säljcykeln, från prospektering till avslut och kundvård. Genom att identifiera ineffektiva delar i processen och fokusera på kontinuerlig förbättring kan företag förbättra sin försäljningseffektivitet och kundnöjdhet.

 

 

Grundläggande Principer för Lean Sales

 

Värdeskapande för Kunden: Fokus på att förstå och leverera vad som är viktigast för kunden. Allt arbete och alla aktiviteter i säljprocessen ska syfta till att öka kundvärdet.

 

Eliminering av Slöseri: Identifiera och eliminera aktiviteter som inte tillför värde för kunden, såsom onödig administration, överflödiga möten eller dubbelt arbete.

 

Kontinuerlig Förbättring (Kaizen): Ständigt sträva efter att förbättra processer, metoder och verktyg genom små, stegvisa förändringar och anpassningar.

 

Standardisering: Utveckla och implementera standardiserade processer och rutiner för att säkerställa konsekvens och kvalitet i säljaktiviteter.

 

Flödesoptimering: Skapa ett jämnt och effektivt flöde genom hela säljprocessen för att minska ledtider och förbättra responstider.

 

Visuell Styrning och Transparens: Använd visuella verktyg för att övervaka säljprocessen och göra det enkelt att identifiera problem och framsteg.

 

 

Utvecklingen av Lean Sales

Lean Sales har sina rötter i Lean Production och Lean Management, som utvecklades inom Toyota Production System. Efter framgången med Lean inom tillverkningsindustrin började företag tillämpa Lean-principer inom andra områden, inklusive försäljning och marknadsföring.

 

Tidig Implementering och Framgångar

Under 1990- och 2000-talet började företag experimentera med att applicera Lean-principer på sina säljprocesser. Företag som Toyota, General Electric och andra pionjärer inom Lean insåg att säljprocesser också kunde dra nytta av en strömlinjeformad och effektiv metodik.

 

Viktiga Verktyg och Metoder i Lean Sales

Värdeflödesanalys (Value Stream Mapping):

  • En metod för att kartlägga och analysera alla steg i säljprocessen för att identifiera och eliminera slöseri.
  • Syftar till att förstå hur värde skapas för kunden och hur processen kan optimeras för att öka effektiviteten.

 

 

5S för Säljteamen:

  • En metod för att organisera och standardisera säljmiljön och processerna.
  • Skapar ordning och effektivitet genom att systematiskt arrangera verktyg, information och arbetsytor.

 

Kanban och Pull-principer:

  • Kanban-tavlor används för att visualisera och hantera säljaktiviteter och pipelines.
  • Pull-principen innebär att arbete dras genom processen baserat på faktisk efterfrågan snarare än att pushas genom.

 

Kontinuerlig Förbättring (Kaizen):

  • Regelbundna möten och workshops för att identifiera förbättringsområden och implementera förändringar.
  • Fokus på små, ständiga förbättringar i säljprocessen.

 

Standardiserade Arbetsrutiner:

  • Utveckling och implementering av standardiserade rutiner för säljaktiviteter för att säkerställa konsekvens och kvalitet.

 

Visual Management:

  • Användning av visuella verktyg, såsom tavlor och dashboards, för att övervaka och hantera säljprocessen.

 

Användning av Lean Sales i Olika Branscher

Tillverkningsindustrin:

  • Användning av Lean Sales för att förbättra försäljningsprocesserna för produkter och tjänster.
  • Optimering av orderhantering och kundkommunikation för att minska ledtider och öka kundnöjdhet.

 

Tjänstesektorn:

  • Implementering av Lean Sales för att effektivisera försäljning av tjänster och förbättra kundservice.
  • Fokus på att eliminera onödiga steg och minska väntetider för kunder.

 

Teknologi och IT:

  • Användning av Lean Sales för att förbättra försäljningsprocesserna för teknologiprodukter och tjänster.
  • Integration med digitala verktyg och plattformar för att förbättra försäljningseffektiviteten.

 

 

Fördelar med Lean Sales

 

Förbättrad Effektivitet:

  • Genom att eliminera slöseri och optimera processer kan säljteam arbeta mer effektivt och hantera fler leads och kunder.

 

Minskade Kostnader:

  • Lean Sales kan bidra till att reducera kostnader genom att eliminera ineffektiva aktiviteter och förbättra resursanvändningen.

 

Ökad Kundnöjdhet:

  • Fokuset på att skapa värde för kunden och förbättra säljprocessen leder till en bättre kundupplevelse och högre kundnöjdhet.

 

Kontinuerlig Förbättring:

  • Genom kontinuerlig förbättring av säljprocesser kan företag hålla sig konkurrenskraftiga och anpassa sig till förändringar på marknaden.

 

Bättre Datahantering:

  • Lean Sales involverar användning av data för att fatta informerade beslut och förbättra säljstrategier.

 

 

Utmaningar med Lean Sales

 

Kulturell Anpassning:

  • Att skapa en kultur av kontinuerlig förbättring och medarbetarengagemang kan vara en utmaning och kräver engagemang från ledningen.

 

Behov av Utbildning:

  • Implementering av Lean Sales kräver utbildning och träning för att säljteam ska förstå och tillämpa principerna effektivt.

 

Motstånd mot Förändring:

  • Som med alla förändringsinitiativ kan det finnas motstånd från medarbetare som är vana vid traditionella arbetssätt.

 

 

 

Sammanfattning

Lean Sales är en kraftfull metod för att effektivisera säljprocesser genom att applicera Lean-principer. Genom att fokusera på att skapa värde för kunden, eliminera slöseri och ständigt förbättra säljprocesser kan företag öka sin försäljningseffektivitet, reducera kostnader och förbättra kundnöjdhet. Med rätt implementering och stöd kan Lean Sales bidra till långsiktig framgång och konkurrenskraft.

 

 

HUR ARBETAR EBE MED LEAN?

Det är viktigt att belysa att vi inte utvecklar säljorganisationer genom att ”enbart implementera LEAN”. Vi utvecklar säljorganisationer genom att analysera ALLA områden som kan förbättras, och skapar en handlingsplan för att förbättra dessa områden. Inom vissa områden är LEAN-verktyg lämpliga att använda, inom andra områden inte. Med andra ord använder vi LEAN där det är lämpligt. Precis på samma sätt som vi arbetar med utbildning, kompetensöverföring, processutveckling, analyser, målnedbrytning, ledarskapsutbildning, säljutbildning och coaching där det behövs. LEAN är bara ett av många olika koncept vi arbetar med för att förbättra hela säljavdelningen. 

ENTERPRISE BUSINESS EDUCATION